こんにちは！トキ・テックのサポート・スタッフチームの淺野です。
ボクが所属するサポート・スタッフチームは、メンバーごとにプランニングから映像·制作、プロモーションまで、コンテンツに関わる作業のさまざまな分野でサポートしています。
最近の仕事で一番印象に残っているプロジェクトは、とあるセミナー向けのスライド(資料)制作です。セミナー向けのスライドを作るのは、ボクの場合、年に数回ある程度ですので、頻度は多くありませんが、今までの経験からの解釈で、今回はセミナー開催に向けた準備のポイントについてご紹介します。
セミナースライドと、企画書の違い
まずお伝えしたいことは、ボクの場合、どちらもパワーポイントを使って作成するのですが、相手に提案し、アクションを求める「企画書」と、大勢の聞き手(オーディエンス)に向けて発表するセミナーの「スライド」とは、趣旨も方向性も“別モノ”ということ。
明確な相手が対象ではないので、誰がどこに興味を持ってもらえるかが見えづらいところにあります。企画書なら「企画概要、具体的なイメージ、展開、お願いしたいこと」が一般的な流れですが、セミナースライドの場合は、大枠のテーマに紐づいて、「何を相手にメッセージとして残すか」という想定の下、流れを構築します。
過去の経験だと30分～1時間のセミナーが多く、長い場合は2時間程度にもわたるため、準備するスライド量も多くなるのですが、オーディエンスの“飽き”も起きやすく、適度に内容の切り替えや、流れの抑揚なども視野に入れます。
ボク自身は、セミナーに登壇するというほど大層なものでもなく、スピーチも得意ではないため、サポート役に回るのがほとんど。スピーカー役である登壇者と打ち合わせをしながら、発表の成功に向けて取り組みます。
そこではスピーカー役とサポート役の信頼・負担配分も加味して進めます。かつてはスピーカ―がスライドの文字を読み上げるだけで、進行でき格好がつくようにと考えていましたが、細かくスライドに書きすぎると、スライドの見た目が煩雑になり、聞き手に“読み上げているだけ”という印象を持たれる可能性も少なくありません。
目で見て、声を聴いて理解してもらえるよう…スライドをきっかけに、登壇者がどこまで“自分の言葉”で話すのかもすり合わせておくのがポイントです。壁打ちもでき、改善や気づきも生まれやすくなるので、意志を統一させて作業に取り組めます。セミナーではなく、プレゼンテーションはボク自身の経験として1人で対応したことはありますし、もちろん、おひとりで首尾一貫してセミナーを開かれる方も少なくないと思いますが、抜け漏れなく単独でこなせることは“スゴイ”ことです。
スピーカー役…登壇者で、当日は代表者の顔として大勢のプレッシャーを背負う。臨機応変な対応も求められる。
サポート役…登壇しないが、準備に注力して、スピーカーの負担を減らし、最大限のパフォーマンスが発揮できる環境を整える。
会場の把握、雰囲気のイメージが大事
準備段階でできる限りの情報収集は重要です。
例えば、プロジェクターなどの設備。プロジェクター・スクリーンの比率でスライドのサイズを変えることもあります。16:9の比率が定番になりますが、場合によっては変えることもあります。
映像・音声出力も確認しておきたいところ。マイクの有無はもちろん、発表の時に動画が使えるのかも確認しておくと尚よしです。発表中に参考動画などが使えると、聞き手の気分転換になり、スピーカーもひと息を付けるタイミングができ、スライド作成の負担軽減にもなるため、有効的な手段になります。
そしてサポート役の体制もポイントで、スライドを送る人が“誰なのか”を把握しておきたいです。例えば遠方での開催やクローズドな場所の場合、当日はスピーカー1人で会場へ赴き、対応する場合もあります。
最近ではレーザーポインター兼、スライドの進行をコントロールできるリモコンが用意されていることも多いのですが、不慣れだと戸惑いもあり、サポート役が内部の関係者で対応できるか、会場側で対応してくれるかも確認しておくといいかもしれません。
パワーポイントの場合、大きくは変わらないものの、相手のPCがWindows・Macによって、見え方が異なったり、書式が崩れたりする部分があるので、事前に知っておくだけで、いざ当日に「あれ？見ていたスライドと雰囲気が違う⁉」とスピーカーが一抹の不安を抱えながら進行する負担も抑えられます。
サポート役が内部の人間だと、意思疎通がとりやすいため、タイムキーパー役や、「引き延ばす・巻く」などのジェスチャー、ハンドサインで指示が送れるといったメリットもあります。あとはスピーカーがスライドを送ってほしいタイミングで合図や、アイコンタクトなど意思疎通方法を共有しておくとスムーズな進行ができます。
そして、聞き手にはどんな人がくるか、どれぐらいの人数が来るかなども事前に把握できるといいです。話す内容の前提・専門性の折り込み具合や、話し手の「伝えれてよかった」、聞き手の「聞いてよかった」というコミュニケーション面で、双方Winの時間になるのかと思います。
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